Política de Privacidad

Esta Política describe cómo Aguilar y Asociados GC S.R.L., cédula jurídica 3-102-905044, con domicilio en San José, Costa Rica (en adelante, «Aguilar & Asociados» o «la firma»), recopila, utiliza, conserva y protege la información tratada en la aplicación Finanzas Aguilar (en adelante, el «Servicio»).

El Servicio es una herramienta que la firma pone a disposición de sus clientes para llevar el control del dinero de su negocio y de sus finanzas personales, y que la firma utiliza para prestarles servicios contables y de asesoría. El tratamiento de datos personales se rige por la Ley N.° 8968, Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP), bajo la supervisión de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

1. Quién es responsable de cada dato

a) Cuentas de acceso

Aguilar & Asociados es responsable de los datos de las personas usuarias que acceden al Servicio (nombre, correo, rol y datos de inicio de sesión). Las cuentas las crea la firma por invitación; no existe registro abierto al público.

b) Información financiera del cliente

La información que el cliente registra (operaciones de su negocio, sus finanzas personales y los datos de sus clientes y proveedores) pertenece al cliente, que es el responsable de ella. Aguilar & Asociados la trata por cuenta del cliente para operar el Servicio y para prestarle los servicios contables y de asesoría contratados, bajo el deber de confidencialidad y secreto profesional propio de la profesión contable. No la usa para fines propios ajenos a esos servicios, no la vende ni la cede a terceros salvo lo indicado en la sección 7.

2. Datos que tratamos

Cuentas de acceso

• Nombre completo, correo electrónico, cliente al que tiene acceso y rol (propietario, editor o solo lectura).
• Contraseña, guardada de forma cifrada por el proveedor de autenticación; nadie en Aguilar & Asociados puede leerla.
• Fecha del último acceso y datos técnicos necesarios para mantener la sesión segura.

Datos del cliente

• Nombre o razón social, número de identificación, moneda y zona horaria.

Información financiera del negocio

• Cuentas de dinero (bancos, efectivo) con sus saldos y movimientos.
• Ventas, compras, gastos, cobros, pagos, préstamos, retiros y aportes del dueño, con sus categorías y proyectos.
• Datos de clientes y proveedores del negocio que el cliente decida registrar: nombre, identificación, correo y teléfono.
• Cuando la firma lleva su contabilidad: catálogo de cuentas, asientos, cierres y estados financieros.

Finanzas personales

• Cuentas personales, ingresos (por ejemplo, salario) y gastos personales por categoría, como vivienda, alimentación, vehículo, educación o salud.

La información financiera personal y algunas categorías de gasto (por ejemplo, salud) pueden revelar aspectos de la vida privada. Por eso se tratan con acceso restringido y solo para las finalidades de esta Política. El Servicio no solicita diagnósticos ni detalles médicos: basta con registrar el monto y la categoría.

Historial de cambios

• Registro de quién creó, modificó o anuló cada operación y cuándo, para control y auditoría.

3. Para qué usamos los datos

• Dar acceso al Servicio a las personas autorizadas por cada cliente.
• Mostrar al cliente sus saldos, cuentas por cobrar y por pagar, reportes y la separación entre negocio y finanzas personales.
• Prestar los servicios contables y de asesoría contratados con la firma: contabilidad, estados financieros, cierres y recomendaciones.
• Brindar soporte y atender consultas.
• Mantener la seguridad del Servicio, prevenir accesos indebidos y conservar el historial de cambios.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad competente.

No utilizamos la información para publicidad, no elaboramos perfiles con fines comerciales y no tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas.

4. Base de legitimación

• Relación contractual entre el cliente y la firma (servicios contables y de asesoría) y consentimiento informado de las personas usuarias al aceptar esta Política.
• Instrucción del cliente respecto de los datos de sus clientes y proveedores que decide registrar. El cliente es quien debe contar con la base legítima para ello.
• Cumplimiento de obligaciones legales aplicables a la firma.

5. Conservación

Conservamos la información mientras el cliente utilice el Servicio. Si la relación termina, el cliente puede quedar archivado: sus personas usuarias pierden el acceso, pero la información se conserva durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales, contables y tributarias y eventuales reclamos. Cumplidos esos plazos, se elimina o se anonimiza. El cliente puede pedir una copia de su información (los reportes se exportan a Excel) o su eliminación, salvo lo que debamos conservar por ley.

6. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito, separación de la información de cada cliente en la base de datos, control de acceso por roles, contraseñas cifradas, historial de cambios y respaldos gestionados por nuestros proveedores de infraestructura. Las operaciones registradas no se borran: se anulan dejando constancia. Ningún sistema es infalible; ante un incidente que afecte datos personales actuaremos conforme a la Ley N.° 8968.

7. Proveedores que intervienen

Para operar el Servicio, algunos datos pasan por proveedores que actúan como encargados, con obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Proveedor de base de datos y autenticación (Supabase).
• Proveedor de alojamiento de la aplicación (Vercel).
• Proveedor de correo electrónico, para los mensajes de acceso y de restablecimiento de contraseña.

Estos proveedores pueden almacenar datos en servidores fuera de Costa Rica. En esos casos procuramos que existan garantías adecuadas de protección conforme a la normativa aplicable. No compartimos la información con otros terceros salvo obligación legal o requerimiento de autoridad competente.

8. Sus derechos

Toda persona puede solicitar el acceso, rectificación, actualización o eliminación de sus datos y oponerse a su tratamiento, en los términos de la Ley N.° 8968.

• Si usted es persona usuaria o cliente de la firma, escríbanos a privacidad@aguilaryasociadosgc.com.
• Si usted es cliente o proveedor de un negocio que usa el Servicio, diríjase primero a ese negocio, que es el responsable de sus datos; si no obtiene respuesta, puede escribirnos.

Atenderemos su solicitud en los plazos legales. También puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

9. Cookies

El Servicio usa únicamente cookies estrictamente necesarias para iniciar sesión y mantenerla segura. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

10. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política. La versión vigente se publica en esta dirección con su fecha y, si los cambios son importantes, se comunicarán a los clientes por medios razonables.

11. Contacto

Aguilar y Asociados GC S.R.L.
Privacidad: privacidad@aguilaryasociadosgc.com
Sitio web: aguilaryasociadosgc.com

Consulte también los Términos y Condiciones.